提高职场效率的七个秘诀!

1、前一天晚上做好第二天的准备

有时候加班到晚上9、10点,累的动也不想动,甚至想有人替自己吃饭、刷牙、洗脸、洗脚。

如果没有猜错的话,你可能笔记本都不关,就去睡觉了,而第二天早晨起来的时候才收拾桌子、文件资料、清单、手稿、手机、钥匙、包……

等一等,你想你的每一天从忙碌而又琐碎的状态开始吗?

换一种方式,不管再累,用5分钟的时间把电脑关掉,把所有第二天要带的东西装到包里,把包放到客厅的桌上,车钥匙等需要带的东西放在旁边。

这样你第二天早晨就不会那么焦虑了,早晨起床后的5分钟和晚上睡觉前的5分钟,哪个更宝贵可能不需要我再提醒了。

带着干净的心情去上班吧!

2、运用云工具提高效率

u盘太小,装不下客户的文件

手机不知道怎么搞的打不开了,而这时又需要找一个重要的联系人

昨天做好的PPT,今天电脑突然无法工作了

坐在火车上好无聊啊,不想聊天也没有带可以拿出来阅读的东西

我给客户的回信用outlook写的,客户没收到,需要重发,但是电脑在办公室,我在外面

上面这些状况有没有碰到过?

其实完全可以用各种云解决:

通讯录云同步,Google,QQ,360,等等,提供通讯录云备份的服务不在少数,人脉是这个世界上最宝贵的资源之一了,你不想丢掉吧?

知识库云同步,Readitlater,印象笔记,都是提供这样的服务,只要有一个智能手机,你随时可以利用碎片时间去回顾你收集到的好文章

文件云同步 百度云盘、Dropbox、微盘,都提供这样的服务,你设定一个文件夹,比如说“办公文档”,这个文件夹里的文件会被自动同步到云端,随时拖进去文件,随时同步到云端,这样的话走到哪里,只要有网络都可以看到、下载到你的文档,有些服务还支持版本恢复功能,你可以把文档恢复到上一次修订的状态,很实用哦~

邮件云同步,我不太用邮件客户端,我使用Gmail的在线服务,连草稿都是云存储啦。

科技让人更轻松,这句话不是没有道理,只要我们能用好的话。

3、把有意义的小事变成习惯

跑步、吃水果、喝水、早起、早睡、吃早饭。

这些都是有意义的小事,这些小事的特点是,如果你偶尔做一次,是没有任何效果的,甚至会对自己有伤害,比如一次运动过度。

但是如果能坚持每天、每周做,就会对自己产生巨大的积极影响

这就是好习惯的力量。更多内容添加时间管理公众号gtdsjgl

4、把有规律的事情变成模板

如果您仔细观察的话,工作中的某些事情都是有规律可循的。

比如每个月固定的汇报、总结、计划。

比如项目进度的掌控。

比如任务分配、团队任务的分配。

有没有可能把这些事情变成模板呢?

比如每个月固定的汇报、总结材料,很多人都头大,其实虽然内容不一样,但是格式是基本相同的,所以如果能做好模板的话,一上手就可以专注在内容本身上。

比如任务分配,项目的进度和任务表都在自己手上,其他成员虽然也有,可是从来不看,因为你才是项目经理~所以能不能把项目进度和任务表做成表格贴在团队的办公室,这样每个人的工作量和进度就一目了然了,当计划调整或者换到新项目的时候,这个模板仍然是适用的哦。

这就是做事靠系统,不是靠感觉!

5、每周做一次回顾

我把每周日的早晨9:00到10:00定为周回顾的时间。

我的回顾清单如下:

清空收件箱、邮件收件箱、整理环境

行动清单

项目清单

将来某日清单

行事历

印象笔记

人际圈

财务分析

年度计划、梦想

供大家参考。

总的来说,就是每周给自己一个机会,在忙碌的节奏中喘喘气,抬头看一看自己的状态和未来的方向

看看我们是在为着梦想忙碌,还是在忙碌中失去了梦想!

6、建立高效的办公环境

放下“一生中花在找东西上面的时间就有2年”这样的论调不说。

环境能影响心情,不知道你信不信?

当你家里乱的连下脚的地方都没有的时候,心情愉快吗?

打开衣柜里面的衣服乱七八糟、皱皱巴巴的拧在一起,心里舒服吗?

办公桌上到处放的笔、本子、文件、计算器、废纸团,心情舒畅吗?

如果答案是否定的话,建议你花一些时间在整理自己的办公环境上,其实只需要做到两步就可以了:

1、建立整洁的办公环境

2、在哪里拿的东西,记得放回哪去

7、把想法随时记录下来

很奇妙的事情是:往往在卫生间,或者洗澡的时候,或者睡觉前,或者在地铁上的时候产生绝妙的主意。

更奇妙的是:如果当时不写下来,10秒钟后就会消失或腐烂

这在我的身上经常发生

我把这些突然出现的点子当做神灵的恩赐

可是如果因为没有把恩赐立即收集下来,而与他们失之交臂,不觉得可惜吗?

所以我随身都带着手机和本子,临时想到要做的事情,就记录在手机上,突然有好的想法或者计划,就用本子画下来,甚至立即规划。

这或许也是懂得时间管理的人做事更加有品质的一个原因吧?